Sprawne wystawianie faktur i obsługa magazynu

Programów, które usprawniają prowadzenie firmy i wystawianie faktur jest obecnie wiele. Problem w tym, że jeżeli ktoś rozpoczyna działalność, to zazwyczaj nie ma czasu ani wiedzy, aby przetestować różne rozwiązania i sprawdzić, czym różni się dany program do wystawiania faktur od rozwiązań oferowanych przez konkurencyjne firmy. Można oczywiście wybrać na początek dowolny program do wystawiania faktur VAT, a z czasem przejść na inne narzędzie. W praktyce jednak niewiele firm decyduje się na takie podejście, bo jest to czasochłonne i mogą wystąpić problemy przy przenoszeniu dużej bazy danych zawierającej informacje o klientach i inne ważne rzeczy.

1. Dlaczego warto wykorzystywać programy do fakturowania?
2. Jaki program do wystawiania faktur wybrać?
3. Wprowadzanie dokumentów kosztowych
4. Czy wystawianie faktur jest trudne?

Najlepiej więc już na samym początku znaleźć taki program do wprowadzania dokumentów kosztowych, wystawiania faktur online i generowania raportów księgowych, który zapewni największy komfort i usprawni pracę.

Dlaczego warto wykorzystywać programy do fakturowania?

Bardzo często początkujący przedsiębiorcy wychodzą z błędnego założenia, że nie potrzebują profesjonalnych narzędzi do wystawiania dokumentów, ponieważ początkowo wystawienie faktury będzie miało miejsce tylko raz na jakiś czas. Czasami jednak firma potrafi się szybko rozwinąć i dochodzą faktury cykliczne oraz różnego rodzaju dokumenty magazynowe. Nieodpowiedni program sprawi, że zarządzanie księgowością stanie się wówczas dużo trudniejsze i bardziej czasochłonne. Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorca chce samodzielnie dokonywać ewidencji przychodów, czy też zatrudnia księgową lub korzysta z usług zewnętrznej firmy. Prosty w obsłudze program z dostępem do przydatnych funkcji typu automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta to absolutne minimum.

Jaki program do wystawiania faktur wybrać?

Wybierając program, w którym będzie się wystawiało faktury sprzedażowe, należy skupić się na kilku rzeczach. Pierwszą jest oczywiście możliwość wystawiania wielu różnych dokumentów. W końcu nie każdy potrzebuje faktury VAT, więc należy znaleźć aplikację, która sprawdzi się również jako program do fakturowania bez vat. Kolejną rzeczą, którą należy mieć na uwadze, jest to, aby niezależnie od rodzajów faktur i dodatkowych opcji (dostęp do faktur z aplikacji mobilnej, przypominanie o zbliżającym się terminie płatności faktury) nie przepłacić za program wykorzystywany przy wystawianiu faktur.

Wprowadzanie dokumentów kosztowych

Nowoczesne programy można zintegrować z zewnętrznymi systemami księgowymi, co ułatwia przygotowywanie takich rzeczy jak pliki jpk czy wystawianie dokumentów korygujących. Do tego dochodzi wsparcie w wystawianiu faktury, które polega między innymi na automatycznym weryfikowaniu danych. Dobry program powinien oferować możliwość połączenia z systemami bankowymi, dzięki czemu przy wystawianiu faktur lub paragonów fiskalnych będzie można od razu sprawdzić, czy klient opłacił w terminie proformę. Fakturowanie powinno obejmować integrację z magazynem. Niezależnie od tego, czy jest to wersja na komputer stacjonarny, czy aplikacja mobilna do faktur, warto wybrać rozwiązanie, które będzie umożliwiało podejrzenie stanów magazynowych czy szybkie wygenerowanie dokumentów PZ oraz WZ. Rozwiązanie, które na pewno spełni wszystkie twoje oczekiwania, dostępne jest na stronie https://www.rafsoft.net, gdzie znajdziesz popularny program dostępny w wielu wariantach. Narzędzie można wykorzystać do fakturowania online, a jeżeli ktoś ceni sobie tradycyjną pracę, to może wybrać wersję instalowaną na komputerze z systemem Windows. Dzięki temu w dowolnym momencie wygenerujesz jednolity plik kontrolny, a po wystawieniu faktur możliwa będzie automatyczna wysyłka ich do wskazanych kontrahentów.

Czy wystawianie faktur jest trudne?

Przed podjęciem decyzji o zakupie wspomnianego programu można oczywiście przetestować darmową wersję demonstracyjną, która sprawdzi się przy wystawieniu faktury. Nowoczesny i zarazem bardzo intuicyjny interfejs programu ułatwi szybkie wystawianie faktur, co jest dużym udogodnieniem dla początkujących przedsiębiorców. Prowadzenie księgowości nie musi być skomplikowane, o ile tylko wybierze się dobre narzędzia. Przedstawiciel firmy odpowiedzialnej za stworzenie programu do prowadzenia księgowości chętnie udzieli dodatkowych informacji, co ułatwi wybór najlepszego narzędzia. Na takie rozwiązanie powinien zdecydować się każdy, kto chce szybko przeprowadzić fiskalizację sprzedaży, mieć zapewnione szybkie wystawianie rachunków i faktur walutowych, a jednocześnie zależy mu na atrakcyjnej cenie. Nawet jeżeli dojdzie do tego wystawianie faktur cyklicznych, to wspomniane programy do fakturowania łatwo sobie z tym poradzą. Przydatną opcją jest wystawianie faktur zaliczkowych, dzięki czemu końcowa faktura vat wystawiana jest dopiero po opłaceniu zamówienia przez klienta. Regularne generowanie raportów księgowych da natomiast przedsiębiorcy pełną kontrolę nad stanem finansów firmy. Ten pakiet przedsiębiorcy ułatwi również wysyłanie dokumentów mailem i ewidencję środków trwałych.